GF 2024

Indkaldelsen til årets generalforsamling blev udsendt på mail til alle medlemmer den 22. marts 2024 eller afleveret i postkassen, der hvor vi ikke har mailadressen. Send gerne kontaktinformation til skovringsomraadet@gmail.com, hvis du er i tvivl om, at vi har din mailadresse.

Indkaldelsen kan ses HER

 

Dagsorden kan ses HER

Referat ses nedenfor og HER

Bestyrelsens beretning HER

Indkomne forslag:

Hulvejen – principbeslutning HER

Vedtægtsændring HER

Forslag om likviditetsbudget samt forslag om restriktioner ved lånoptagelse HER

Asfalt – status og præsentation ses HER

Bestyrelsens reviderede budget 2024 og forslag til budget 2025 ses HER

Regnskab 2023 ses HER

Referat af Vejlauget Skovringens generalforsamling søndag den 21. april 2024
Formanden Dorte Søllingvraa bød velkommen og foreslog Preben Kristensen, Vendevej, som dirigent.
Preben Kristensen modtog valget som dirigent, konstaterede at der var mødt personer fra 22 stemmeberettigede matrikler og var medbragt fuldmagter fra 14 matrikler. Preben spurgte, hvem der ville tage referat. Jesper Egebak, Skovringen 30. meldte sig som referent og blev valgt.
Som stemmetællere valgtes Hanna, Skovringen og Cathrine, Skovringen.

Beretningens hovedpunkter blev gennemgået og vil blive sendt ud på mail sammen med referatet og vil herudover kunne læses under Vejlauget Skovringens fane på Klokkekildens hjemmeside.
Christian, Skovringen: har spørgsmål til burgetet på asfaltering af Hulvejen samt om
låntagning
Dorte: Lad os tage det op efter gennemgangen af asfalteringsbehovene.

Kasserer Finn Wiinberg gennemgik regnskabet for 2023 med følgende kommentarer: Der er kommet små 160.000 kr. ind i vejbidrag. Der er bl.a. brugt 4800 på snerydning. Resultatet før renter er på 154.370 kr. Vi har fået små 6000 kr. i rente samt gebyrer. Det giver 159.000 kr. i indtægt det år. og der stod 673.000 kr. på kontoen 31.12.2023, som blev overført til 2024.
Hanna, Skovringen 20D: Dejligt at I kan få gode bankrenter, men hvordan gør I?
Finn: Vi opretter en aftalekonto hver måned på ca. 3%, hvilket giver ca. 1500 kr. i renteindtægt om måneden. Og vi henter selv en opgørelse hver måned.
Andy Skovringen 19: Bliver det komplekst i forhold til skatteregler?
Dorte: Nej, vi har kontakt med en statsautoriseret revisor, der siger at vores form for forening ikke er skattepligtig. Dirigent: Kan regnskabet godkendes? Ja, der er overvældende flertal.
Asfalt projektplan ved Dorte.

Jaap Berendsen kunne desværre ikke være her i dag og præsentere projektplanen. Sidste års plan er revideret efter en ny fælles rundtur på vejene med Jaap og bestyrelsen i det tidlige forår. Mht. kloaker har Novafos, meldt tilbage, at de ikke fandt grund til at TV-inspicere. De ville dog gerne have deres dæksler hævet, når arbejdet udføres. Dæksler der er i ringe tilstand, vil de gerne udskifte, inden asfaltering sættes i gang. Vi sætter hak ved kloaker. Nu er det Novafos’ problem, hvis de ikke er i orden.

Jesper, Skovringen: Ang. stående vand på vejene. Før vi asfalterer, skal problemerne med stående vand på vejene løses. Ved Hulvejen 15 forsvinder vandet nu lige så hurtigt som det kommer efter reparation og retablering af dræn. Brønden på hjørnet af Vrangebøgvej og Vendevej har fået metalrist så vandet på vejen forsvinder. På Mosesvinget og ved Skovringen 26 vil den hævede og let til siderne skrånende asfalt lade vandet løbe ud i rabatten. Så de steder, der skal asfalteres nu, er problemerne løst eller bliver det ved hjælp af asfalten. Tilbage er Skovringen 20b som vi ser på senere og Skovringen 3 hvor vi om kort tid får lavet en nedsivningstest og en grundvandspejling, som afgør hvilken løsning, der bliver mulig her. Ved Vrangebøgvej 5 og 9 kan vi ikke gøre noget lige nu, da vi afventer en større løsning omkring regulering af vandstanden i den sø der ligger mellem Vrangebøgvej 9 og Vendevej 3.
Martin, Vendevej, Hvad koster en grundvandspejling og en nedsivningstest?
Jesper: Ca. 5000 inkl. Moms. Bestyrelsen kan bruge af posten diverse på vejrelaterede ting, før det skal op på generalforsamlingen.
Men summa summarum: Vandproblemerne er løst eller bliver løst i forbindelse med asfalteringen de steder Jaap har markeret med rødt.

Dorte: I følge sagkundskaben (Jaap) behøver vi ikke asfaltere alle vores veje nu. Jaap har vist med rødt hvilke steder der skal gøres noget ved indenfor det næste år. Det drejer sig om 2 strækninger på Skovringen (ved børnehaven og ved nr. 26-32), hele Mosesvinget, en strækning på Vendevej i mellem Bakkedraget og Vrangebøgvej, Hulvejen samt huller der skal udbedres forskellige steder. Bestyrelsen vurderer at alle disse steder, dem har vi råd til at asfaltere. (Se Jaaps forslag der udsendes sammen med referatet). Man kan forebygge ødelæggelse af sine hjørner ved at lægge græsarmering i rabatten enten med plastik eller med hullede sten. Jaap siger at det er en rigtig god løsning, fordi man både beskytter asfalten og rabatten. Men det skal først godkendes af Egedal Kommune. For det er kommunen der har påtaleretten i vores område. Der ligger en sag som afgøres snart, Grundejerforeningen Klokkekilden er inde over. Hvis den er positiv, kan linket til ansøgningen distribueres, så alle der vil armere deres hjørner, kan få det tilsendt og selv søge tilladelse. Og det er de enkelte matrikelejere der skal afholde udgiften.
Lene, Skovringen: En entreprenør kom med det råd at vi skulle skjule armeringen, for ellers tænkte chaufførerne i de store lastbiler at her kan de bare skære hjørnerne.

5. Behandling af forslag / Punkter fra bestyrelsen
A: Hulvejen – principbeslutning vedr. håndtering af kommunen
Dorte: På Hulvejen er der behov for at få asfalteret både indenfor og udenfor vores område i løbet af det næste år. Hele Hulvejen er defineret som en privat fællesvej som samtidig er en STAMVEJ – også kaldet en FORDELINGSVEJ I ET SOMMERHUSOMRÅDE. Reglerne i Privatvejsloven siger at en stamvej/fordelingsvej skal, hvis der er tale om et samlet arbejde og ikke bare et hul eller et mindre stykke, vedligeholdes af alle matrikler, der ligger ud til den og som har vejret, og det inkluderer alle matrikler på sideveje og forgreninger, da Hulvejen er eneste adgangsvej til området. Mht. asfalteringen af Klokkekildevej/Skovvej som kommunen håndterede, stod der følgende i en mail vi alle fik: ”Strækningen i sommerhusområdet fungerer som fordelingsvej for ejendomme der har adgang til ejendomme i sommerhusområdet”. Det er altså fuldstændigt det samme for Hulvejen som for Klokkekildevej/Skovvej.

Det ses også af information fra Kommunen modtaget i eBoks at: GF Klokkekilden sammen med GF Buresø tog kontakt til kommunen med henblik på et vejsyn på Klokkekildevej/Skovvej, så kommunen kunne varetage det vedligehold der var behov for på Klokkekildevej/Skovvej.
Og i beretningen fra Grundejerforeningen Klokkekildens generalforsamling i 2016 (ses på hjemmesiden) kan vi se, at man allerede dengang overvejede at få Klokkekildevej, Skovvej og Hulvejen asfalteret i et samlet projekt under Kommunen.

Grunden til at grundejerforeningerne håndterede Klokkekildevej/Skovvej projektet under Kommunens håndtering var, at ud af alle dem der var forpligtede til at betale for vedligeholdelse af Klokkekildevej/Skovvej som stamvej, var ikke alle forpligtigede til også at være medlemmer af grundejerforeningerne. Grundejerforeningerne havde ingen interesse i at lægge pengene ud i håbet om at kunne få dem ind på et tidspunkt, ligesom vi i Vejlauget heller ikke ønsker at komme i sådan en situation. Derfor valgte de at gå via kommunen.
Og det er præcis det samme vi forsøger at gøre her.
Dirigent: Bestyrelsen går efter at vi skal stemme om forslag A i det udsendte materiale og hvis det falder, gennemføres forslag C.

Christian, Skovringen: Der findes ikke et budget
Dorte: Vi har ikke et konkret budget. Vi har lavet beregninger der tager udgangspunkt i overslag, og tilbud fra forskellige entreprenører på nyt slidlag på Hulvejen. Vi har også set på pris pr m2 ud fra den endelig opkrævning afregnet efter Klokkekildevej/Skovvej asfalteringen. Den pris kan nemt beregnes, da vi kender udgiften fx for en helårsbeboelse, samt hvor stor andel af de samlede udgifter (0,2% for helårsbeboelse) der skulle betales til Kommunen. Og så selvfølgelig en buffer oveni til prisstigninger på asfalt mv.

Christian: Det jeg mener er forkert er at der ikke findes et budget og et tilbud på det her og det er meget kritisabelt. Kommunen har ingen kommentarer til vejen, man må selv om, om man vil lægge slidlag på eller ej de har ikke et krav for dem og Jørgen Sandal sagde, at det lige så godt kan blive 300.000 kr. som 800.000 kr. Så mener jeg ikke vi har et økonomisk grundlag at arbejde ud fra.

Dorte: Vi har fået et overslag fra den entreprenør der har lavet Klokkekildevej/Skovvej. Det er andre medarbejdere vi har talt med i kommunen, jeg ved ikke hvor meget den person du har talt med, har været inde over. Vi har haft temmelig meget kontakt med kommunen
Christian: Lederen af vejafdelingen kendte ikke noget til det her og der var ingen mulighed for at få aktindsigt.

Martin: Har man spurgt dem der bor på de veje om de vil betale?
Dorte: Det har man jo gjort før. Og man endte med ikke at ville bruge krudt på at få pengene ind. Martin: Hvis jeg vil stemme nej til begge forslag, så er der ikke et der hedder ”Det vil jeg ikke”. Hvis jeg siger nej til A så tager I bare C. Det synes jeg er forkert.

Dorte: Jaaps overblik viser, hvor der er behov for at få lavet noget her og nu, og Hulvejen er delt i 2 dele, så hvis forslag A med kommunen falder, så vil vi IKKE gøre noget ved den første del af Hulvejen. Men så vil vi gøre noget ved den del af Hulvejen der ligger indenfor vores eget område. Lene: 1. Har I været nede at tale med beboerne på Højbovej og Præsteskovvej. 2. Har I tænkt over hvordan høringsfrister kan stoppe igangsættelsen i flere år og forhindre asfaltering andre steder, fordi vi ikke ved hvad det kommer til at koste?

Dorte: Vi har valgt ikke at indgå i en dialog med beboerne på Præsteskovvej og Højbovej fordi vi mener, at hvis vi kommer som Vejlaug og ikke har nogen myndighed i forhold til dem, så vil de være meget modvillige til at betale. Og Vejlauget hverken kan eller må lægge penge ud for dem der ikke er forpligtet i forhold til Vejlauget.

Jesper: Mht. høringssvar så kan vi i Vejlauget tage os af alle de spørgsmål der kommer fra Vejlaugets beboere. Så er det kun spørgsmål og indsigelser fra ikke medlemmer kommunen skal tage sig af. Men det er jo spillets regler når vi ikke har nogen myndighed i Vejlauget.
Dorte: Argumentet for forslag A er at vi kan få så stort et stykke af Hulvejen lavet på en gang ved at alle der er forpligtede betaler for hele vejen.

Cathrine: Jeg vil gerne have ført til referat og gjort meget tydeligt at dem der bor på Hulvejen de skal ikke inddrages i det her for de har til enhver tid været medlemmer de skal ikke gå ind under ikke medlemmer de har betalt altid. De er ikke tinglyst, men de er medlemmer.
Dorte: Det er 1 beboer på Hulvejen der ikke er medlem, alle andre på Hulvejen er medlemmer af Vejlauget

Cathrine: det er bare ikke det I skriver. Der er jo en stor fed ring af de hernede.
Dorte: Det handler ikke om medlemmer, det handler om vejstykker.
Cathrine: Det handler om 7 matrikler på Højbovej og 3 matrikler på Præsteskovvej så alle andre på Hulvejen har betalt

Dorte: Det handler om at dem i den røde ring på billedet i det udsendte forslag har nogle andre deklarationer. Det betyder at vi som Vejlaug med vores deklarationer ikke er forpligtede til at betale det, der ligger i den røde ring i kraft af vores medlemskab af Vejlauget. Vi er forpligtede til at betale det der ligger i den røde ring i kraft af, at det er en stamvej i et sommerhusområde. Dem der bor i den røde ring, er ikke forpligtede til at betale det der ligger i den blå ring i kraft deres deklarationer. Dem der bor i den røde ring, er forpligtede til at betale for hele Hulvejen i kraft af, at det er en stamvej i et sommerhusområde. Vi taler slet ikke om hvem der er medlemmer eller ikke medlemmer af Vejlauget. Vi taler om hvem der er forpligtede på hvilken måde.
Andy, Skovringen: Selvfølgelig skal der være mulighed for at stemme begge forslag ned. Kan man ikke vedtage et af forslagene igennem og så tale økonomi bagefter?

Jørgen, Vrangebøgvej: Mht. til at få en fast pris på det hele det kan vi lige så godt opgive for alene det at vi skal have forhandlinger og der skal høringer så er der ingen der vil stå ved en fast pris så længe. Det er problemet ved alle den slags opgaver. Så jeg kan kun give bestyrelses medhold i at I har gjort det på den rigtige måde ved at få nogle overslag. Hvis Højbovej har et Vejlaug så kunne man jo forhandle med den. Men at forhandle med 16 forskellige som sandsynligvis er modvillige da det koster penge det forekommer mig at være en umulig opgave, den kan vi godt opgive på forhånd.

Christian: Man skal have mulighed for at stemme nej til begge forslag. Bestyrelsen beder om en økonomisk ramme hvor jeg mener den skal være forpligtet på at det er den billigste ramme og jeg tror ikke at kommunens tilbud er det bedste. Man bør tage nogle priser selv.
Lene: I Skovringsudvalget og i Vejlauget er der blevet indhentet mange tilbud siden 2019 og det er lidt som elastik i metermål og prisen holder lige nøjagtigt i 30 dage. Så man går ind og får nogle overslag. Der er blevet talt med både Pankas og Colas og andre. Mht. Hulvejen 2,4,6,8 som jo har betalt siden ruder konge var knægt, hvordan bliver de håndteret i denne forbindelse?
Jesper: Som Vejlauget selvfølgelig. De er medlemmer af Vejlauget og betaler i samlet flok sammen med os.

Dorte: Jeg er ked af at det har skabt denne misforståelse. Jeg vil lige runde af og sig at vi har haft en meget omfattende kommunikation med kommunen om hvordan man skal håndtere det her. Kommunen skal ud at vælge mellem 3 entreprenører og så tager de det billigste.
Dirigent: Jeg tror diskussionen er udtømt, og jeg lytter til generalforsamlingen. Jeg vil godt lægger op til at foretage 2 afstemninger. Først stemmer vi om vi skal gennemføre forslag A hvor bestyrelsen viser en beregnet udgift på 395.000 kr. Så vi stemmer om bestyrelsen skal arbejde med forslag A hvor vi får kommunen til at køre inddragelsen af Præsteskovvej og Højbovej inkl. høringer hvor bestyrelsen repræsenterer de 94 parceller der er i foreningen under et og så kommer de 16 via kommunen. Budgetoverslag 395.000 asfaltering af hele hulvejen fra Klokkekildevej til krydset ved Vendevej. Er der nogen der forlanger skriftlig afstemning? Det er der ikke.
Så hvem stemmer for slag A:

 

Stemmer for: 20 Stemmer imod: 13 Forslag A er vedtaget.
Det betyder samtidig at det er unødvendigt at stemme for forslag C.
Behandling af forslag / Punkter fra bestyrelsen
B: Vedtægtsændringer – mindre administrative rettelser til §§ 7 og 9 Der er også udsendt materiale om det.
Dorte: §7 stk 5 handler om at vi nu bruger rykkergebyrer. Og det blev besluttet på generalforsamlingen sidste år. De øvrige handler om at vi anvender Klokkekildens hjemmeside til information og dokumenter frem for at det ligger på facebook.
Cathrine: Jeg stemmer nej, for jeg synes stadig det skal sendes ud på mail. Jeg kender ikke nogen der går ind på hjemmesiden og kikker. Jeg synes i forvejen der kommer for lidt information ud. Dorte: Pointen var at køre det på samme måde som Klokkekilden, men hvis det opfattes som bedre, at vi sender mails ud også, så synes jeg det skal føres til referat, at vi justerer således, at vi også informerer via mail. Hvis det kan godkendes.
Cathrine: Ja.
Dirigent: Vi stemmer om vedtægtsændringerne med de ændringer at vi stadig sender ud på mail. Stemmer for: Der er et overvejende flertal.
Behandling af indkomne forslag
A: Likviditetsbudget vedrørende Hulvejen projekt V/ Christian, Skovringen
Dirigent: Christian er gået hjem. OK, det forslag falder, det beslutter vi. OK Der er faldet.

Dirigent: Men hans andet forslag: Restriktioner i forbindelse med optagelse af lån V/ Christian, Skovringen.
Lene: Der har altid både i Skovringsudvalget og nu i Vejlauget været den holdning at vi IKKE optager lån. Vi har altid asfalteret i forhold til det der stod på kontoen.
Dirigent: Forslaget lyder at: 80% af grundejerne skal være til stede og det skal vedtages med 3/4 flertal, hvis Vejlauget vil ud og optage lån. Stemmer for: Der er overvejende flertal.
Godkendelse af budget og fastsættelse af vejbidrag for 2025.

Kasserer Finn Wiinberg: Uændret vejbidrag for 2025. De 600.000 kr. der var på 2023 budgettet er flyttet over på 2024 budgettet. De øvrige ting er småtal. De 7400 kr. er en udgift vi får gennem Klokkekilden som er flyttet over. Vi forventer ca. 12.000 kr. i bankrente indtægt. For 2025 gælder stort set de samme indtægter og udgifter på nær at vi så kun har 300.000 at gøre godt med til asfalt (hvis vi har brugt alle de afsatte 600.000 i 2024), hvorefter der er 90.000 kr. tilbage på kontoen, når 2025 er gået. (Se udsendte budget for 2025).

Eva, Skovringen. revisor suppleant: Hvordan skal budgettet og det reviderede budget forstås?
Dorte: For et år siden fik vi godkendt et budget der står som 2024 godkendt budget. Nu er der gået et år og der er sket en del ting. Vi havde i 2023 regnet med at kunne bruge 600.000 kr. på asfalt i det kalenderår. Dem brugte vi ikke sidste år. Så de 600.000 flyttede vi over i det reviderede budget for 2024, da vi forventer at bruge dem i 2024. Så er det 10.000 til snerydning, men i det godkendte budget var ingen snerydning og det samme gælder at der nu er afsat 10.000 til den skrabede løsning for 2025. Den post der hedder etableringsomkostninger, det er aftalt med Klokkekilden, at vi skal have overført deklaration og panteret, der lige nu ligger med Klokkekilden som ejer. Det er en engangsudgift i forbindelse med udskillelsen af Vejlauget. Før kunne vi ikke få renter, men det kan vi nu. Diverse var hvad der kunne komme af advokatregninger og andet, som man ikke har kunnet forudse, da vi var nyetablerede.

Hanna: Asfalteringen er hævet med 75.000 kr. i forhold til budget 2023 hvor den var 525.000 kr.
Dorte: På budgettet for 2023 blev beløbet til asfalt hævet til 600.000 kr. og det blev vedtaget på Vejlaugets Generalforsamling i 2023.
Hanna: OK.
Dirigent: Når vi bruger 600.000 i år og 300.000 næste år får vi så de røde områder lavet? Og de gule områder kunne vente 5 år, sænkes vejbidraget så i 2026?
Dorte: Vi tager en runde hvert år og ser om der er dukket nye problemer op. Så vi kan ikke bare sige, at nu stopper vi, for ideen er, at vi sparer op og så asfalterer vi, men vi skal ikke nødvendigvis betale 1900 kr. fremover.

Dirigent: Med en forventet udgift til Hulvejen på 395.000 og en formue på 900.000 kr. Kan vi så forvente at få alle de røde områder lavet? Dorte: Ja det kan vi ifølge bestyrelsens beregninger.
Lene: Vores vejbidrag har været utroligt lavt tidligere og er først steget de sidste år. Og som Jaap siger asfalt koster penge, så man skal ikke forvente at vejbidraget bliver sat voldsomt ned.

 

Dirigent: Vi stemmer om budgettet:
Der er overvejende flertal for budgettet.
Valg af bestyrelse og suppleanter
Jesper og Per er på valg og i er begge villige til at modtage genvalg? Jesper: Ja. Per: Ja.
Jørgen Brandt, Vrangebøgvej 12 valgt til nyt bestyrelsesmedlem.
Som suppleant til bestyrelsen valgtes Torben Kvist, Vrangebøgvej 18.
Valg af revisor og suppleant for 1 år.
Eva, Skovringen, sidste års revisorsuppleant, er valgt til revisor.
Ingen suppleant meldte sig, så ingen er valgt som revisorsuppleant

 

Eventuelt
Lene: Jeg vi gerne have ført til referat, at vi alle viser hensyn mht. til de motorisere redskaber og følger de ordensregler vi har for hele området. At man lige kikker på klokken og checker, at det er i det tidsrum ordensreglerne foreskriver.
Hanna: Se også på hvad I har i jeres rabatter, og hvad gør vi ved det, for vi er ikke lokal politi. F.eks. når der er sne og sådan en maskine måske går i stykker så er det altså for egen regning.
Dorte: Det har også med lovgivning at gøre, så når vi siger ansvar, så er det ikke foreningen. Hvis der ligger en sten i rabatten så er man personligt ansvarlig for det, hvis en bil bliver skadet eller nogen falder over den.

Dirigent: Dagsordenen er udtømt og jeg giver ordet til Formanden for en afsluttende bemærkning Dorte: Jeg vil bare sige tak for god ro og orden. Jeg vil også være helt ærlig og sige at min indledende velkomst kan kaldes en prolog og en afslutning er jo en epilog og jeg vidste egentlig ikke om det skulle kaldes en nekrolog, fordi der havde floreret så mange historier i området om at der var nogen der ikke var så glade for denne her bestyrelse. Men jeg vil gerne sige mange tak for opbakningen så vi kan komme videre med vores arbejde. Vi gør det jo frivilligt og ulønnet
Dirigent: Tak for indsatsen.

Konstituering af bestyrelsen:
Formand Dorte Søllingvraa, Skovringen (på valg i 2025)
Næstformand Gert Rasmussen, Bakkedraget (på valg i 2025)
Kasserer Finn Wiinberg, Vendevej (på valg i 2025)
Medlem Per Viuff, Bakkedraget (på valg i 2026)
Medlem Jesper Egebak, Skovringen (på valg i 2026)
Medlem Jørgen Brandt, Vrangebøgvej (på valg i 2026)
Suppleant Torben Kvist, Vrangebøgvej (på valg i 2025)