Vejlauget Skovringen / Generalforsamling 2023

Generalforsamling 2023

Vejlauget Skovringens generalforsamling 2023
 
Indkaldelsen til årets generalforsamling blev udsendt på mail til alle medlemmer den 17. marts 2023 eller afleveret i postkassen, der hvor vi ikke har mailadressen. Send gerne kontaktinformation til skovringsomraadet@gmail.com, hvis du er i tvivl om at vi har din mailadresse.
 
Indkaldelsen kan ses HER
 
Referat ses nedenfor og HER
 
Bestyrelsens og Skovringsudvalgets beretning HER
 
Indkomne forslag:
Rykkerprocedure HER
Vedtægtsændring HER
Vintertjeneste HER
 
Asfalt – status og præsentation HER
 
Bestyrelsens reviderede budget 2023 og forslag til budget 2024 ses HER
 
Regnskab 2022 ses under Klokkekilden.
 
Referat af Vejlauget Skovringens generalforsamling søndag 16. april 2023 kl. 14
 
Forkvinde Lene Helligkilde bød velkommen og takkede for fremmødet. Der deltog personer fra 27 stemmeberettigede matrikler.
 
Dagsordenens punkt 1

Valg af dirigent, referent og stemmetællere:
 
Til dirigent valgtes Preben, Vendevej 5. Til referent valgtes Jesper, Skovringen 30. Til stemmetæller valgtes Eva, Skovringen 2.
 
Dagsordenens punkt 2

Bestyrelsens og Skovringesudvalgets beretning for det forløbne år:
 
Lene gennemgik beretningen i hovedpunkter. Beretningen bliver udsendt i forbindelse med nærværende referat og kan nærlæses der. Der var ingen spørgsmål til beretningen.
 
Dagsordenens punkt 3

Fremlæggelse af årsregnskab 2022 og status til godkendelse:
 
Finn Vendevej 6 fremlægger det udsendte regnskabet for 2022. Der er en enkelt manglende indbetaling af vejbidrag for 2022. Ellers er der udgifter til snerydning på 23.745 kr., 295 kr. til vejfest, 3.333 kr. til regnskabsførelse af Klokkekilden og 10.483 kr. bl.a. Til advokatbistand i forbindelse med dannelsen af Vejlauget Skovringen. Aktiver og passiver stemmer.
 
Dirigenten anbefaler afstemning ved hjælp af håndsoprækning.
 
Alle stemte for regnskabets godkendelse.
 
Dagsordenens punkt 4

Asfalt projektplan. 1. etape 2023 samt krav fra leverandør til græskant:
 
Dirigenten: Ifølge vedtægterne, skal større projekter optræde som et særskilt punkt på dagsordenen, hvilket det hermed gør.
 
Jaap Mosesvinget 7 har udfærdiget en meget detaljeret 44 siders rapport som i en kortere power-point-udgave gennemgås. Han gør opmærksom på at det der bliver fremlagt ikke er besluttet, men en påvisning af hvad der teknisk set bør laves.
 
Der skal ses på 3 områder: Asfaltfornyelse, stående vand på vejene og Kloaker.
 
Asfaltlagene skal afstemmes efter trafikintensitet og asfaltprofilen skal hælde 2,5% fra midten ud mod rabatten. I rabatten er der mulighed for at lægge græsarmering til opsugning af vand samt beskyttelse af asfalten ved tung trafik. Der kan også etableres et 10 m langt ”faskine-basin” der er 1 meter dybt og 50 cm bredt fyldt med ral af en vis størrelse, så vand kan samle sig her og sive ned.
 
Jaap foreslår at Wizer først skal have gravet fiberen ned. Derefter skal Novafos inspicere kloakkerne og de skal repareres hvor det er påkrævet. Herefter bør vandansamlingerne klares hvorefter asfalteringen kan gå i gang.
 
Spørgsmål og svar:
 
Hvem skal betale for reparation af kloakkerne? Svar: Det vides endnu ikke, men sagen er ved at blive undersøgt.
 
Der bør betales ekstra når man bygge nyt og tung trafik ødelægger rabatter og asfalt. Svar: Det er allerede nedfældet i vedtægterne. Beboere tager billeder som beviser.
 
Kan ”faskine-basinerne” få en højere prioritering hvor der er ekstra belastning? Svar: Det kunne det godt, men hvis der er et dræn der kunne renses eller en rabat der kunne sænkes, ville det være en billigere løsning der kunne fjerne det meste vand hvis ikke det hele. Vi tænker at kunne bruge dem hvor der er Hot-Spots hvis ikke drænene klarer sagen.
 
Mht. tung trafik kan ikke sætte et skilt hvor der står så og så meget tilladt akseltryk? Svar: Det eneste vi kan få er et skilt hvor der står at man kun må køre her hvis man har brug for det. Med der kommer stort set kun de der har brug for det. Man kan henstille til dem der skal fragte noget herud, at de bruger et let køretøj.
 
Mht. de steder med meget vand på vejene, kan det vel ikke være den enkelte beboer der skal betale det? Svar: De steder med særlige Hot-Spots, det ser vi som en del af vejprojektet. Men det kræver at vi har haft fat i grundejerne først og sørget for at rabatten og evt. dræn er i orden.
 
Der er visse lavtliggende områder hvor grundvandstanden står højt. Det er her vandet fra hele området samles. Derfor kan det være svært at få det væk. Svar: Det er ikke sikkert at èn enkelt løsning klarer hele problemet. Vi skal nok regne med at både dræn, græsarmering og evt. ”faskine-basin” skal i brug enkelte steder. Der er ikke tanker om at lægge græsarmering i hele området.
 
Jeg bliver lidt forskrækket over at høre om alle de faskine-basiner. Hvis drænene fungerede, ville de fjerne al vandet, så lad os få dem i orden først. Svar: Det er også det vi siger. Før faskinerne skal andre ting være på plads.
 
Hvis vi får lavet drænene så vandet forsvinder, men det på et senere tidspunkt viser sig ikke at være nok. Kan man så lave et ”faskine-basin” efterfølgende? Svar: Det kan man sagtens.
 
Der kan generelt være problemer med skæringer mellem dræn, kloakledninger og veje som ved utætheder kan underminere asfalten, hvilket der har et par eksempler på i tidens løb. Svar: Vi må klare den type problemer som de opstår.
 
Dirigenten vil vide om der skal stemmes om noget eller der er tale om oplysning.
 
Lene: Mest som oplysning og som en slags ”Bibel” til bestyrelsen i arbejdet fremefter. Så en kæmpe tak til Jaap for den meget gennemarbejdede rapport og den meget tilgængelige gennemgang.
 
Jaaps Power Point af asfaltprojektet bliver udsendt i forbindelse med dette referat.
 
Dagsordenens punkt 5

Behandling af forslag / punkter fra bestyrelsen:
 
Vintertjeneste. Hvis forslag 1 ”Fuld vintertjeneste” stemmes igennem, bortfalder forslag 2. Hvis forslag 1 nedstemmes, afstemmes der om forslag 2. Nedstemmes forslag 2 bliver der ingen vintertjeneste.
 
Priserne er steget voldsomt. Ved fuld vintertjeneste køres der efter DMIs og andre tilsvarende tjenesters vejrligs varsler. Det betyder at hver kørsel kan koste mellem 3300 kr. og 5500 kr. alt efter tilbud. Det vil tære meget på vores vejbidrag, og det er meget i overkanten i forhold til vores behov. Desværre vil ingen snerydningstjenester indgå i tilkaldeordninger. Det er derfor enten fuld tjeneste eller en ”nabo-hjælpsordning” hvor vi kan få skovlet et spor, hvis det stikker helt af og/eller at hver matrikel selv gør det.
 
Div. kommentarer:

Husk på at salt er ødelæggende for asfalten og miljøet.

Hvad er kravene hvis intet vælges og vi selv skal gøre det? Svar. Bursø er mht. vintertjeneste overgået til byzone på private fællesveje dog klassificeret som C og D veje. Klokkekildevej og Skovvej bliver ryddet af kommunen som hvis det havde været en kommunal vej. Det er en privat fællesvej, men fordi skolebussen kører der, bliver den ryddet. C og D veje ryddes og glatførebekæmpes kun undtagelsesvis i følge kommunens eget regulativ. Man skal sætte et beredskab op så man sikre at renovationen kommer frem. Det er kommunen der har påtaleret i forhold til os. Så uanset hvad kommunen måtte kræve, kan vi melde tilbage at de ikke kan kræve mere end hvad de selv leverer på deres egne veje. Så på den måde er ret frit stillede mhr hvad der bliver stillet af krav fra offentlig side.
 
Kører hjemmeplejen hvis der ikke er ryddet? Svar: Vi har ikke hørt noget, men der bliver ikke ryddet på grusvejene herude og hjemmeplejen kører alligevel.Man må skaffe sig nogle ordentlige vinterdæk.
 
Hvor meget sne der skal være faldet før der kan stilles krav til rydning. Svar: Der er nogle anbefalinger.
 
Er der nogle aftaler om hvornår snerydningstjenesterne skal komme? Er det om morgenen eller om eftermiddagen? Svar: De skriver nogle ting i deres aftaler, og det var der også i princippet også i den tjeneste vi havde i vinter. Men det forhindrede dem ikke i at køre en tur om eftermiddagen.
 
Der er risiko for ulykker og det ansvar påtager vi os når der ikke er vintertjeneste: Svar: Den enkelte matrikel har ansvaret, men det dækkes af end ansvarsforsikring.
 
Man kan ikke outsource sit ansvar. Ligegyldigt hvem man laver aftaler med så er det din grund, din ejendom og dit ansvar. Det vil komme an på et søgsmål efterfølgende.
 
Hvad med selv at investere i en maskine? Svar: Andre er kommet med det forslag og det er da en vældig god ide. Er det dig der kører med den? Alm. munterhed.
 
2022 brugt 14.000 kr. 2021 brugt 37.000 kr. Der har været voldsomme prisstigninger og det går fra vores vejbidrag.
 
Afstemning:
 
Forslag 1: For: 4. Imod: 23. Forslag 1 er faldet.

Forslag 2: For: 13. Imod: 13. Forslag 2 er faldet.
 
Der bliver INGEN snerydning i vinteren 2023-2024.
 
Vedtægtsændring.
 
Forslag om vedtægtsændringer for Vejlauget Skovringen
 
Stillet af Vejlauget Skovringens bestyrelse – ifm. generalforsamling den 16.4.2023.
 
Efter en gennemgang af gældende deklarationer og opdagelse omkring to paragraffer, foreslår bestyrelsen at vi justerer i vedtægterne, så de er afstemt og konsistente.
 
§ 4 og § 5 ændres, og afstemmes ift. tinglyste deklarationer
 
§ 4, nuværende:

§ 4 Vejlaugets geografiske område omfatter alle adresser på: Hulvejen, Skovringen, Mosesvinget, Vendevej, Bakkedraget og Vrangebøgvej.
 
§ 4 ændres til:

Vejlaugets geografiske område omfatter adresser på Hulvejen, Skovringen, Mosesvinget, Vendevej, Bakkedraget og Vrangebøgvej.
 
§ 5, nuværende:
§ 5 Medlemmer af Vejlauget er de til enhver tid værende ejere af parceller på de i § 4 nævnte adresser, udstykket fra matr.nr. 11b m.fl. Slagslunde By og Sogn, jf. Deklaration lyst 6.3.1964 og 17.3.1964 med senere tillæg samt udstykket fra matr.nr. 7b m.fl., jf. Deklaration lyst 2.7.1960 med senere tillæg.
 
§ 5 ændres til:

Medlemmer af Vejlauget er de til enhver tid værende ejere af parceller på de i § 4 nævnte veje, udstykket fra matr.nr. 11b m.fl. Slagslunde By og Sogn jf. Deklaration 17_AF-I_69 lyst 6.3.64, med senere tillæg, samt Deklaration 17_AF-I_194 lyst 24.2.68.
 
§ 7 ændres for at sikre konsistens med § 12 stk. 9
 
 
§ 7, nuværende:
§ 7 Vejlauget tegnes udadtil ved underskrift af formanden/kasserer og et bestyrelsesmedlem i fællesskab. Ved eventuel optagelse af lån, godkendt af generalforsamlingen, tegnes Vejlauget af den samlede bestyrelse.
 
 
§ 7 ændres til:

Vejlauget tegnes udadtil ved underskrift af formanden og et bestyrelsesmedlem i fællesskab. Ved eventuel optagelse af lån, godkendt af generalforsamlingen, tegnes Vejlauget af den samlede bestyrelse.
 
§ 12 stk. 9: 
Bestyrelsen repræsenterer Vejlauget og leder og bestyrer dens anliggender og dens formue. Bestyrelsens medlemmer forpligter Vejlauget på gyldig måde og med bindende virkning ved underskrift af to i bestyrelsen, hvoraf den ene er formanden.
 
Ingen kommentarer.
 
Afstemning. For: 27. Imod 0. Vedtægtsændringerne er hermed vedtaget.
 
Rykkergebyr.
 
Bestyrelsen vil gerne have den mulighed i baghånden, fordi det, i de sjældne tilfælde, det måtte blive nødvendigt, vil være godt at have mere vægt bag sine ord. Der er tale om en første rykker på 100 kr. og en anden rykker på 100 kr. og 3. rykker er inkasso.
 
Kommentarer: For sen betaling kan opstå ved forkerte mails eller ved mail til ægtefælde som kan være hospitalsindlagt. Svar: Det er den enkelte beboers ansvar, at sørge for at bestyrelsen har opdaterede mails. Det er sjældent at folk ikke betaler. Betalingsservice koster 3500 kr. om året. Det har bestyrelsen ment vi kunne spare væk, de vi kun udsender regninger 1 gang om året. Der udsendes først en Påmindelse uden gebyr. Derefter 2 rykkere og 3. rykker er pr. brev. Det bliver også annonceret på facebook.
 
Afstemning: For: 24 Imod: 1 Blanke: 2 Rykkergebyr er vedtaget.
 
Dagsordenens punkt 6

Behandling af indkomne forslag:
 
Der var ikke indkommet forslag til bestyrelsen. Lene havde dette input: Der er rigtig mange gode og kreative forslag herude, men husk nu lige at sende dem til bestyrelsen rettidigt.
 
Dagsordenens punkt 7

Godkendelse af budget og fastsættelse af vejbidrag for det kommende år:
 
Der er nu 630.000 kr. til asfalt da vintertjeneste er bortfaldet. Det vi bl.a. skal stemme om er om vi må bruge de 630.000 kr. til asfalt eller vi skal fastholde de allerede i 2022 besluttede 525.000 kr. til asfalt. Der var en del diskussion om hvor langt de 630.000 kr. ville række, om hvornår ville blive færdige med den samlede asfaltering, om der evt. skulle tages lån til at få det hele klaret i 1 hug, om vi overhovedet kunne stemme for budgettet, når vi ikke nu ved præcis hvor og hvordan pengene vil blive brugt. Bestyrelsen er nødt til at have et rammebeløb at arbejde med. Det samlede asfaltprojekt i nutidspriser vil inkl. evt. kloak-renovation og moms ligge omkring 4-5 mill. kr. De 1900 kr. i vejbidrag rækker stort set til løbende i etaper at vedligeholde asfalten korrekt, således at forstå at når vi er færdige i den ene ende, kan vi starte forfra i den anden ende. Asfalten vil normalt holde 15-20 år. Dog skal vi huske at vores asfalt nu har holdt i 30 år. Vi skal have svar fra Novafos/kommunen om hvem der skal betale kloak-renoveringen. Når det er på plads og renoveringen foretaget samt fiberen nedgravet, kan vi begynde at asfaltere. Bestyrelsen lægger ikke skjul på, at Jaaps gennemarbejdede projekt for en korrekt asfaltering har været noget af en øjenåbner. Vi kunne sikkert godt få et asfaltslidlag lagt over en meget stor del af vejstrækningen for de 630.000 kr., men det ville være at smide pengene ud af vinduet. Asfaltere vi korrekt, kan vi gøre det i etaper så det holder, så afvandingen af vejene kommer i orden og så kloakskader ikke underminerer vejene efterfølgende.
 
Afstemning: For: 21. Imod: 1. Blanke: 2. (3 har måttet forlade mødet). Budgetforlaget med forhøjet vejbidrag for 2024 er vedtaget.
 
Dagsordenens punkt 8

Valg af bestyrelse og suppleanter:
 
Dirigenten: Bestyrelsen vil gerne have endnu 1 bestyrelsesmedlem for 2 år og en suppleant for 1 år.
 
Lene: De må gerne være fra Hulvejen, Vrangebøgvej eller Bakkedraget. Fra Vrangebøgvej har vi Torben men han kan ikke være her i dag.
 
Dirigent: Så kan vi ikke tillade os at stemme på ham.
 
Lene: Selvom der har været virkelig meget arbejde så er det også ret hyggeligt.
 
Gert fra Bakkedraget melder sig for 2 år. Afstemning: Enstemmigt vedtaget.
 
Mette fra Vrangebøgvej melder sig som suppleant for 1 år. Afstemning: Enstemmigt vedtaget.
 
Bestyrelsen består herefter af følgende personer:
 
Lene Hellekilde, Skovringen Formand (på valg i 2024). Dorte Søllingvraa, Skovringen Næstformand (på valg i 2025). Finn Wiinberg, Vendevej Kasserer (på valg 2025). Jesper Egebak, Skovringen (på valg i 2024). Gert … Vrangebøgvej (på valg 2025). Per Viuf, Suppleant (på valg 2024). Mette Brandt, Vrangebøgvej Suppleant (på valg i 2024)
 
Dagsordenens punkt 9

Valg af revisor og revisor suppleant:
 
Revisor og revisor suppleant er på valg hvert år. Deres indsats er påkrævet en gang om året, når der skal revideres, og det er aftalt at Finn Kasserer giver frokost.
 
Cathrine Arendahl, Skovringen lader sig gerne genvælge og bestyrelses har fortsat tillid til hende.
 
Som suppleant meldte Eva Hansen, Skovringen.
 
 
Afstemning: Begge er enstemmigt valgt.
 
Dagsordenens punkt 10

Eventuelt:
 
Ordet er frit.
 
Mht. vinter tjeneste mener Siri at vi bør holde et møde, for det at vi stemte nej betyder jo ikke at der ikke skalvære nogen løsning. Lene: Jo. Der er ikke nogen løsning. Andre deltagere: Måske skulle vi tage det op til diskussion. Det er et spørgsmål om penge så det med en maskine en måde at klare det på. Dirigenten: Dette er input til bestyrelsen
 
Jaap: Kunne bestyrelsen komme med 4 muligheder til beløb for betaling for asfalt hvoraf den ene er lån og præsentere det til den næste generalforsamling. Dirigenten: Det bar en opfordring til bestyrelsen.
 
Kunne bestyrelsen opfordre til nabo-hjælp med snerydning, Der er flere herude som ikke selv kan klare den opgave.
 
Vintertjeneste afstemningen sagde at der var 13 for den store model og 13 for de lille model, men der var vel ikke nogen der syntes at IKKE skulle have nogen tjeneste. Dirigenten: Vi er nødt til at acceptere afstemningsresultatet. Dette er jo også et input til bestyrelsen.
 
Finn kasserer. Vi har haft rigtig meget regnvejr. Skraldemændene har det med at skære hjørnerne af svingene. Hos mig kom de 1 meter ind og med 10 cm dybe spor. Jeg ringede til kommune og fik 2 mailadresser på 2 forskellige entreprenører, som tømmer vores skrald. Efter et par maile frem og tilbage, blev jeg lovet, at der kommer nogen og reparere det.
 
Ang snerydning på C og D veje. Der ryddes kun når vejene er vanskeligt fremkommeligt og efter ordre fra politiet eller anden myndighed
 
Mette Brandt: Der har kun været 4 gange i den tid jeg har boet her hvor vi ikke har kunnet komme ud for sne. Køb nogle gode vinterdæk og lær at køre i glatføre.
 
Dirigenten: Jeg vil nu anse dagsordenen for udtømt og derfor ordet til bestyrelsen for en afsluttende bemærkning.
 
Lene: I er fantastiske til at komme med alle mulige konstruktive forslag og igen tak for det store fremmøde. Og så vil jeg sige hvad Dorte sagde til mig i går: Tænk ikke på hvad vejlauget kan gøre for jer. Tænk på hvad I kan gøre for vejlauget. Vi har brug for frivillige mennesker. Og ellers vil jeg bare sige tak for rimelig god orden.
 
 
 
Grundejerforeningen Klokkekilden - Buresø - 3550 Slangerup  | klokkekilden@yahoo.dk