Bestyrelsen i Grundejerforeningen Klokkekildens forretningsorden august 2024
1: Forretningsordenens formål
Forretningsordenen er fastsat af bestyrelsen. Forretningsordenen fastlægger retningslinjer, struktur og procedure for bestyrelsens arbejde i GF Klokkekilden.
Den skal sikre en struktureret og effektiv behandling af sager, samt klarer ansvarsfordelingen for bestyrelsen. Forretningsordenen skal sikre fælles målsætninger i bestyrelsen, og er gældende indtil en ny vedtages af bestyrelsen.
Et medlem kan ved ethvert ordinært bestyrelsesmøde fremsætte ændringsforslag til forretningsordenen.
2: Konstituering og afholdelse af bestyrelsesmøder
Jvf. Vedtægterne består bestyrelsen af en på generalforsamlingen valgt formand og min. 5 medlemmer samt 2 suppleanter.
Bestyrelsen vælges for 2 år ad gangen, således at formand, samt 2 medlemmer og 1 bestyrelsessuppleant vælges på lige årstal. 3 medlemmer og 1 bestyrelsessuppleant vælges i ulige år.
Bestyrelsen konstituerer en næstformand.
2.2 : Indkaldelse til bestyrelsesmøder
Bestyrelsen afholder møde på formandens forlangende, eller når mindst 3 bestyrelsesmedlemmer ønsker det.
Så vidt muligt afholdes møder privat, gerne på skift, med en dagsorden udsendt af formanden ca 7 dage inden mødet.
2.3: Dagsorden
Dagsorden skal mindst indeholde følgende punkter:
• Opfølgning fra sidste møde, og godkendelse af referat
• (Økonomisk status / nyt fra kasserer ) ikke nødvendigt til alle møder.
• Indkomne forslag, kommentarer eller forespørgsler fra grundejere
• Dato for næste møde
• Eventuelt
Møderne ledes af formanden, eller i dennes fravær næstformanden.
3: Forhandlingsprotokol
Bestyrelsen fører forhandlingsprotokol. Dette via referater fra bestyrelsesmøder. Et referat skal som minimum angive, hvilke medlemmer der deltog i mødet, hvad der blev drøftet, hvad der blev besluttet, hvem der har ansvaret for, at den enkle beslutning sættes i værk og hvornår beslutningen skal føres ud i livet.
Referatet tydeliggøre i hvilket omfang et bestyrelsesmedlem har fået mandat til at repræsentere bestyrelsen i et udvalg eller i kontakt til kommune eller anden tredjepart.
Referatet sendes til formanden som udsender til alle medlemmer af bestyrelsen til godkendelse.
4: Bestyrelsens myndighed
Bestyrelsen er valgt af generalforsamlingen, og generalforsamlingen er til en hver tid øverste myndighed. Generalforsamlingen har givet bestyrelsen myndighed til at handle på dennes vegne, og repræsentere de holdninger generalforsamlingen har vedtaget.
Bestyrelsen er som udgangspunkt neutrale i sagsspørgsmål. Bestyrelsesmedlemmer repræsentere til en hver tid generalforsamlingen.
Ved behandling af emner, hvor det enkelte bestyrelse har egeninteresser, skal bestyrelsesmedlemmet erklærer sin inhabil før behandlingen af emnet, og indgår ikke i en evt. beslutningsproces vedr. emnet.
Et bestyrelsesmedlem må ikke deltage i drøftelser eller afstemninger angående spørgsmål mod vedkommende selv personligt eller vedkommendes husstand. Et bestyrelsesmedlem må ej hellere deltage i forhandlinger eller afstemning angående spørgsmål om aftale mellem foreningen og tredjemand eller angående søgsmål mod tredjemand, hvis han/hun har en interesse deri, som strider mod foreningens.
Bestyrelsen kan ved flertalsbeslutning på sagligt grundlag bestemme, at særligt følsomme anliggender behandles uden for referat. I så fald er bestyrelsens medlemmer forpligtet til at afholde sig fra at referere det diskuterede over for tredjemand eller offentligheden.
5: Bestyrelsesmødernes ledelse og beslutningsdygtighed
Bestyrelsen er beslutningsdygtig når 4 medlemmer er samlet. Bestyrelsen er ikke beslutningsdygtige med mindre alle bestyrelsesmedlemer er indkaldt til mødet.
Ved stemmelighed er formandens stemme afgørende
Foreningen tegnes udadtil ved underskrift af formanden, et bestyrelsesmedlem og kassereren i fællesskab. Ved optagelse af lån tegnes foreningen af den samlede bestyrelse.
6: Suppleanter
Der er to på generalforsamlingen valgte suppleanter, som bliver indkaldt til bestyrelsesmøder med taleret, men er uden stemmeret.
Suppleanter indtræder i bestyrelsen som fuld medlem i tilfælde af frafald fra eksisterende medlem.
KAN SUPPLEANTER REPRÆSENTERE BESTYRELSEN?
7: Kasseren
Kasseren vælges på generalforsamlingen for en 2 årig periode, i ulige år.
Kasseren fører regnskab over foreningens indtægter og udgifter, og er underkastet revisorens tilsyn.
Kasseren medlemskartotek og kontingentopkrævning, samt kontakt til egendomsmæglere.
Kasseren er ledelsesrepræsentant, og har kontakten til SKAT og offentlige myndigheder.
Kasseren udfærdiger årsregnskab til godkendelse på årets generalforsamling.
Kasseren kan deltage i bestyrelsesmøder frivilligt uden stemmeret, og kan indkaldes hvis der er økonomi som punkt på dagsordenen.
8: Drænansvarlig
Bestyrelsen udpeger en drænansvarlig, som har pligt til at sætte sig ind i områdets dræn, og yde sparring og vejledning til medlemmere.
9: Honorarer
Formanden honoreres med kr. 750,- pr. halvår
Drænansvarlige honoreres med kr. 1225,- pr. halvår
Græsklipper honoreres med kr. 750,- pr halvår
Revisor honoreres med kr. 250,- pr .revision.
Dirigent honoreres med kr. 500,- pr. generalforsamling
10: korrespondance
Al korrespondance som et bestyrelsesmedlem fører skriftligt, sendes til hele bestyrelsen, gerne som ”CC” til bestyrelsen, således at alle altid er informeret.
Får man som bestyrelsesmedlem en opgave eller et ansvar hvor tredjepart er involveret, skal klokkekildens mail med på al kommunikation, for at kunne dokumentere forløbet fremadrettet. Alternativt videresendes snarest efter modtagelse.
Har man som bestyrelsemedlem telefonisk eller fysisk samtale med tredjepart hvor man repræsentere bestyrelsen, sendes der et referat til klokkekildens mail hurtigst efter.
Hvis der sendes spørgsmål pr. mail til bestyrelsesmedlemmer der ønskes besvaret, fx en sag der skal tages stilling til eller lign, så svares der med minimum hurtigst muligt med et ok.
11: Hjemmeside / SoMe
Bestyrelsen har ansvar for at opdatere og vedligeholde foreningens hjemmeside www.klokkekilden.dk, og udpeger en webansvarlig.
Bestyrelsen har ansvar for at udpege en eller to bestyrelsesmedlemmer som SoMe ansvarlige i forhold til foreningens facebookside ”GF Klokkekilden”
12: Tavshedspligt
Bestyrelsen kan ved behandling af særlige sager (personsager) pålægge medlemmer tavshedspligt m.h.t. hvad de erfarer som bestyrelsesmedlem om foreningens medlemmer eller andre af foreningens interessenter i almindelighed. Bestyrelsesmedlemmer kan f.eks. ikke nævne personlige oplysninger af nogen art på en generalforsamling, medmindre pågældende er til stede, og selv bringer emnet til diskussion. Tavshedspligten består også efter fratrædelse fra bestyrelsen. Når et medlem fratræder, skal denne straks til formanden eller kassereren tilbagelevere alt fortroligt materiale, han/hun måtte være i besiddelse af samt eventuelle genparter heraf.
12: Gyldighed
Denne forretningsorden er vedtaget af bestyrelsen på bestyrelsesmøde den 26. august 2024, og er gældende til en bestyrelse ændrer den ved en beslutning. For at ændre forretningsordenen kræves simpel stemmeflerhed.